Olwenweb.nl

P-admin is een informatiesystemen ontwikkeld voor stamboekadministraties. Het systeem is initieel ontwikkeld in samenwerking met het NSPS waardoor het naadloos aansluit op de werkprocessen van een stamboek. Het systeem is ontwikkeld in Microsoft Acces. Access is geheel geïntegreerd in Microsoft office en gegevens kunnen eenvoudig uitgewisseld worden met MS-Word en MS-Exel. De gebruikers interface is bij velen al bekend waardoor P-admin zonder training in gebruik genomen kan worden; de bediening is zoals je dat al dagelijks doet in MS-Word.

Functies in P-admin

• Ledenadministratie
• Relatiegegevens
• Lidmaatschap gegevens
• Contributie facturering per soort lid mogelijk (jeugd, buitenland, etc)
• Factuur overzicht per lid
• Meerdere relaties met stamboek te beheren (jurylid, bestuurslid, etc)

Paarden

• Stamgegevens met foto
• Stamboom, onbeperkt diepgang mogelijk (standaard 4 generaties tonen)
• Fokresultaten
• Prestaties / predikaten
• Dekkingenregistratie
• Memo voor vrije tekst
• Lineaire score
• Inteeltcoëficiënt
• Deklicenties hengsten
• Fokker en eigenaar met historie
• Paspoort
• Bewijs van inschrijving in stamboek (stamboekpapier)
• Standaard facturen aanmaken (chippen, veulenregistratie, etc.)
• Catalogus voor hengsten of premiekeuring
• Exportbewijs
• Internationaal dekbewijs

Externe koppelingen

• Export gegevens naar Cr-Delta i.v.m. fokwaardeschatting
• Export gegevens naar nationale chip databank
• Export facturen naar Multivers (ook geschikt voor andere boekhoudpakketten)
• Import keuringsresultaten van fokverenigingen
• Import fokwaardeschatting van Cr-Delta
• FSpeedPro van Tenset voor berekening inteeltcoëfficiënt

Overzichten

• Diverse overzichten zijn voorgeprogrammeerd
• Diverse selectie mogelijkheden voor mailingen met uitvoer naar etiketten of koppeling naar Word of Excel mogelijk
• Printen etiket naar Dymo label printer

Ervaringen
Het systeem is nu ruim twee jaar in gebruik.

Het NSPS heeft als model gestaan bij de ontwikkeling van P-admin en is ook het eerste stamboek dat in productie is gegaan. De basis gegevens uit het  vorige systeem van het NSPS zijn geconverteerd naar P-admin. Het stamboek kantoor van het NSPS bestaat uit ongeveer zeven medewerkers. Het NSPS heeft ruim 120.000 pony’s geregistreerd in het systeem en is één van de grootste stamboeken van Nederland. Het Groninger paard is het tweede stamboek dat gebruik maakt van P-admin. De administratie van dit stamboek wordt door één persoon gedaan.

Het Groninger paard heeft ruim 2000 paarden geregistreerd. Ook voor het Groninger paard is een conversie uitgevoerd vanuit een bestaand systeem.

Beide stamboeken zijn tevreden over het pakket wat aangeeft dat het pakket flexibel is in te zetten voor zowel een stamboek van 2000 als een stamboek met 120.000 ingeschreven paarden. P-admin wordt buiten het kantoor ook ingezet tijdens keuringen waarbij het stamboek alle activiteiten op locatie kan uitvoeren zoals verwerken keuringsresultaten, overschrijvingen met nieuw stamboekpapier etc.

Sinds 2008 maakt het EUSAM Europees Stamboek Amerikaanse miniatuur paarden ook gebruik van P-admin.

Structuur P-admin

Het systeem is menu gestructureerd en is opgebouwd uit een hoofdmenu met submenu’s, zie voorbeeld de afbeelding. Verder zijn er overzichtschermen om paarden of leden te zoeken op diverse velden.

Financiële administratie

P-admin verzorgt het vervaardigen van facturen voor contributie, inschrijvingen, overschrijvingen etc. P-admin is echter geen financieel systeem. De facturen worden aangemaakt in P-admin en worden opgeslagen in een journaal. De facturen worden geprint en vervolgens geëxporteerd naar een financieel systeem. Binnen P-admin kunnen de facturen vervolgens wel worden geraadpleegd en opnieuw worden uitgeprint, maar de verdere afhandeling vindt plaats buiten P-admin.

Referentie tabellen

Alle referentie tabellen zijn geheel zelf te vullen of aan te passen. Denk hierbij aan een tabel voor kleur, aftekening, predikaten, soort lidmaatschap etc.

Maatwerk

De basis van P-admin, zoals registratie leden, paarden met afstamming, paspoorten etc. blijft ongewijzigd. Maatwerk is van toepassing bij het vervaardigen van het bewijs van inschrijving, waarbij elk stamboek zijn eigen huisstijl heeft en bij registratie van stamboek specifieke predikaten en fokprestaties. P-admin wordt compleet aangeboden met een standaard bewijs van inschrijving. Aan u de keuze om de standaard te gebruiken of een aanpassing te laten maken voor een eigen lay-out. Veder maatwerk is mogelijk en wordt niet als bij vele standaard pakketten, op voorhand afgewezen.